挑戰(zhàn)：數(shù)據(jù)在哪里？

 

在許多企業(yè)中，會議計(jì)劃是分散的. 重大活動(dòng)由會議部或者市場部門負(fù)責(zé)。無數(shù)較小的、低調(diào)的活動(dòng)是由執(zhí)行助理、銷售經(jīng)理以及公司中幾乎需要召開會議的任何人策劃的。

 

許多會議數(shù)據(jù)在各個(gè)部門之間傳來傳去，分散在不同的部門和損益表中。手動(dòng)收集詳細(xì)信息是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，所以數(shù)據(jù)丟失了。

 

其中公司差旅預(yù)算的 43% 用于重要會議和大型活動(dòng)中，這些會議中大約有一半是簡單的。

 

 

考慮到很大的活動(dòng)會議數(shù)量，很容易理解為什么這些缺失的數(shù)據(jù)會導(dǎo)致企業(yè)對營銷活動(dòng)的了解不完整。活動(dòng)是否超出預(yù)算——甚至是必要的？是否所有會議安排者都預(yù)訂了有競爭力的價(jià)格并符合規(guī)定？臨時(shí)規(guī)劃人員是否會忽略合同條款并在不知不覺中將公司置于風(fēng)險(xiǎn)之中？

 

而現(xiàn)在的普遍現(xiàn)象是，許多企業(yè)未能將他們的會議和商務(wù)旅行數(shù)據(jù)結(jié)合起來。所以他們出現(xiàn)會議數(shù)據(jù)和商旅數(shù)據(jù)的不對稱，甚至無從優(yōu)化。例如，他們可能會根據(jù) 600 萬美元的品牌支出進(jìn)行談判，而不是公司的實(shí)際支出 1100 萬美元。簡而言之，丟失的數(shù)據(jù)會造成支出杠桿不足的大問題。

 

最先進(jìn)的 SMM 平臺在整個(gè)規(guī)劃過程中自動(dòng)收集和統(tǒng)計(jì)這些數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)。更重要的是，它們可以輕松集成旅行和會議數(shù)據(jù)以提供全面的圖片。

 

5個(gè)策略提高會議和差旅政策合規(guī)性的同時(shí)節(jié)省開支。這里有5個(gè)策略。

 

 

1、標(biāo)準(zhǔn)化會議申請

 

使用在線會議申請表來集中管理數(shù)據(jù)，全流程了解企業(yè)所有的會議及活動(dòng)，申請，審批，招標(biāo)，采購。在平臺還可以處理溝通，在采購的每個(gè)階段更新利益相關(guān)者。

 

2、利用供應(yīng)商品牌。

 

通過更好的采購支出可見性，了解哪些品牌是您的最佳合作伙伴。制定政策以最大限度地提高首選供應(yīng)商的購買力。使用戰(zhàn)略采購 技術(shù)，您可以按用戶、部門、部門和公司范圍跟蹤首選品牌的合規(guī)性。這些解決方案直接在搜索屏幕上呈現(xiàn)首選品牌可見性，以將合規(guī)性無縫融入規(guī)劃人員的工作流程中。

 

3、標(biāo)準(zhǔn)化采購規(guī)則

 

許多會議項(xiàng)目僅在取消費(fèi)用和自然減員費(fèi)用方面就每年損失數(shù)萬美元。為避免嚴(yán)厲處罰，制定合理的費(fèi)用并將其包含在一套核心的公司合同條款中。標(biāo)準(zhǔn)化采購流程，然后將這些條款和讓步設(shè)置為在您的系統(tǒng)創(chuàng)建的每個(gè)采購流程中。

 

4、優(yōu)化協(xié)作。

 

最新的 SMMP解決方案提供了一個(gè)單一門戶，用于存儲有關(guān)場地的團(tuán)隊(duì)情報(bào)。使用協(xié)作工具來促進(jìn)合理的決策。例如，讓規(guī)劃人員標(biāo)記提供差評服務(wù)并使公司處于危險(xiǎn)之中的酒店。

 

5、履行注意義務(wù)。

對自然災(zāi)害、流行病和政治動(dòng)蕩的擔(dān)憂將謹(jǐn)慎責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)管理放在首位。它們通過計(jì)劃狀態(tài)為您提供企業(yè)活動(dòng)的完整圖片。按會議所有者、與會者、日期、地點(diǎn)、地點(diǎn)等深入了解。如果出現(xiàn)緊急情況，您將擁有快速定位員工和與會者所需的一切。