創(chuàng)造者 GBTA（全球商務(wù)旅行協(xié)會(huì)），戰(zhàn)略會(huì)議管理，也稱(chēng)為 SMMPP，是一種管理會(huì)議和活動(dòng)的規(guī)范方法。盡管 SMMPP  計(jì)劃因企業(yè)的需求而異，但它們都有一個(gè)共同的最終目標(biāo)，即幫助規(guī)劃人員更好地實(shí)現(xiàn)公司目標(biāo)。他們專(zhuān)注于整合會(huì)議和活動(dòng)以及標(biāo)準(zhǔn)化流程，以降低風(fēng)險(xiǎn)、節(jié)省開(kāi)支并改善活動(dòng)體驗(yàn)。

 

一種 會(huì)議政策由企業(yè)制定，通常定義流程并為采購(gòu)會(huì)議服務(wù)、管理預(yù)算、批準(zhǔn)程序和報(bào)告會(huì)議支出提供指導(dǎo)方針。您可以通過(guò)將會(huì)議政策實(shí)施到活動(dòng)管理技術(shù)中來(lái)幫助確保 SMMPP 計(jì)劃的成功。

 

購(gòu)物時(shí) SMMPP作為技術(shù)提供商，規(guī)劃人員應(yīng)該了解激活他們的程序和自動(dòng)化數(shù)據(jù)收集和報(bào)告所需的基本功能。這就是為什么我們研究并策劃了您的技術(shù)應(yīng)該為您的 SMMP 程序提供支持的六大功能列表。

 

 

SMMP 技術(shù)6 大必備特性：

 

1. 會(huì)議預(yù)算

 

會(huì)議預(yù)算是優(yōu)化您的基本要素-會(huì)議費(fèi)用支出， 借助這個(gè)關(guān)鍵的 SMMPP   功能，計(jì)劃者可以識(shí)別與會(huì)議或活動(dòng)相關(guān)的所有財(cái)務(wù)信息。此外，SMMPP  可讓您清楚了解活動(dòng)的投資回報(bào)率，例如活動(dòng)結(jié)束后達(dá)成的交易數(shù)量、贊助價(jià)值、利潤(rùn)等。通過(guò)利用您的 SMMPP  計(jì)劃提供的數(shù)據(jù)，您不僅可以節(jié)省資金，還可以利用這些見(jiàn)解進(jìn)一步改善未來(lái)的會(huì)議或活動(dòng)體驗(yàn)。

 

2. 會(huì)議集中采購(gòu)和預(yù)訂解決方案

 

實(shí)施 SMMPP  計(jì)劃的最常見(jiàn)目標(biāo)是會(huì)議舉辦的采購(gòu)費(fèi)用（場(chǎng)地，禮品，差旅，人工，廣告，策劃等）。并且有充分的理由，所有會(huì)議支出的費(fèi)用其中 80% 是在會(huì)議采購(gòu)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)的。除了許多省錢(qián)機(jī)會(huì)外，SMMPP  計(jì)劃還使您的會(huì)議團(tuán)隊(duì)能夠有效地管理采購(gòu)流程。具體而言，一些 SMMPP  解決方案使規(guī)劃者能夠在一個(gè)平臺(tái)上管理采購(gòu)流程的各個(gè)方面。這將使您能夠輕松比較供應(yīng)商、協(xié)商有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格、確保具有成本效益的價(jià)格，并幫助您解決財(cái)務(wù)和法律風(fēng)險(xiǎn)。將會(huì)議采購(gòu)技術(shù)集成到您的系統(tǒng)中不僅可以幫助您獲得更好的采購(gòu)費(fèi)率，而且還可以將采購(gòu)時(shí)間縮短一半 。

 

3. 會(huì)議請(qǐng)求和批準(zhǔn)工作流程

 

您的 SMMP 技術(shù)還應(yīng)具有  可定制的會(huì)議請(qǐng)求和批準(zhǔn)工作流程幫助您集中所有會(huì)議和活動(dòng)信息，并提供對(duì)所有活動(dòng)和全公司支出的可見(jiàn)性。通過(guò)深入了解您的請(qǐng)求和批準(zhǔn)流程的各個(gè)方面，規(guī)劃人員能夠發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)并進(jìn)行更正、識(shí)別節(jié)約機(jī)會(huì)并提高整體規(guī)劃效率。工作流還應(yīng)捕獲符合公司政策的批準(zhǔn)審計(jì)跟蹤，并且在某些情況下可能需要遵守聯(lián)邦和行業(yè)法規(guī)。

 

4. 中心化的日歷

 

規(guī)劃活動(dòng)時(shí)，溝通是關(guān)鍵。這就是為什么一個(gè)集中會(huì)議管理日歷對(duì)于 SMMP  計(jì)劃至關(guān)重要。日歷功能應(yīng)捕獲并集中所有活動(dòng)信息，提供對(duì)公司范圍內(nèi)所有會(huì)議活動(dòng)的可見(jiàn)性。規(guī)劃人員可以更好地控制圍繞其會(huì)議或活動(dòng)的所有活動(dòng)，從而降低風(fēng)險(xiǎn)并增加團(tuán)隊(duì)協(xié)作。  

 

5. 數(shù)據(jù)聚合

 

除了活動(dòng)日歷外，SMMP  技術(shù)還包括數(shù)據(jù)聚合功能，以確保系統(tǒng)永遠(yuǎn)捕獲關(guān)鍵活動(dòng)數(shù)據(jù)。一些 SMMP  解決方案會(huì)在一個(gè)集中位置自動(dòng)捕獲數(shù)據(jù)，以便規(guī)劃人員能夠輕松地跟蹤活動(dòng)  KPI并研究整個(gè)企業(yè)的活動(dòng)發(fā)展趨勢(shì)，此數(shù)據(jù)可讓您更深入地了解活動(dòng)的不同級(jí)別。  

 

6. 報(bào)告

 

除了自動(dòng)數(shù)據(jù)聚合外，某些 SMMP  解決方案還具有報(bào)告功能。使用SMMP  提供商自動(dòng)為企業(yè)活動(dòng)匯總的數(shù)據(jù)，生成有關(guān)支出、成本避免、性能等的活動(dòng)報(bào)告。如果這還不夠，只需單擊一下，您就可以安排并發(fā)送您的活動(dòng)數(shù)據(jù)報(bào)告給集團(tuán)企業(yè)的個(gè)人。這可確保您的整個(gè)公司（包括高管和利益相關(guān)者）能夠及時(shí)了解與您的會(huì)議或活動(dòng)相關(guān)的所有內(nèi)容。