大多數(shù)企業(yè)每年在會議和活動上的花費將近7 000億元，在許多企業(yè)中，這一支出占年收入的4%。但問題是，絕大多數(shù)企業(yè)根本無法確切清楚地了解他們花費類目或渠道。

當活動定義為小型會議的時候，情況可能更糟。因為小型會議多用于培訓員工、招聘人才、制定戰(zhàn)略和慶祝團隊成功的親密銷售會議和場外活動。這些聚會中有許多是由整個公司的經(jīng)理和行政助理獨立預訂的，而不是通過集中的會議部門安排的，而恰恰這些支出經(jīng)常被錯誤地歸類為差旅和娛樂費用，并分散在多個部門、地區(qū)和損益表中。

這也是為什么這么多公司都認為追蹤 小型會議費用支出 太難了。費用跟蹤雖然是一個很好的起點，但它缺少了詳細的類目明細，例如不同類別（例如客房、食品和飲料、視聽等）的支出。

對于大體量的公司而言，有效追蹤所有部門和地區(qū)的逐項活動支出可能意味著節(jié)省數(shù)十百萬元的費用。 但跟蹤小型會議支出可能如此艱巨 ——這真的值得嗎？

回答是肯定的！

新興的技術正在不斷迭代升級，在各渠道的數(shù)據(jù)獲取變得更便捷且準確，通過強大的分析軟件及高效的工具來推動以數(shù)據(jù)驅動的決策，降低成本的同時更好地確保了企業(yè)的合規(guī)性。通過以下五個步驟將立即為您的公司在成本透明度和費用開支節(jié)省上提供幫助。

1.   發(fā)現(xiàn)關鍵性問題

據(jù) GBTA 稱，大約 80% 的會議潛在節(jié)省來自場地采購。許多企業(yè)沒有將這一關鍵步驟自動化，而當您 自動化采購 流程后，您可以取消大量繁瑣的電子表格工作和費時費力的手動輸入。取而代之的是，您可以毫不費力且實時的獲取成本和節(jié)省數(shù)據(jù)，以清晰地了解企業(yè)的每場會議支出。

2.   建立360度全景平臺

建立一個通用平臺是一種集中數(shù)據(jù)并確保合規(guī)性的簡單方法。而這個平臺能被廣泛應用的關鍵是必須足夠簡單，以便偶爾的臨時規(guī)劃人員立即開始使用，但又必須足夠強大以處理專業(yè)規(guī)劃人員的需求。如果該技術需要對臨時規(guī)劃人員進行培訓，那么完成這項工作就變得太復雜了，喪失了使用的積極性。

3 . 簡單的會議申請流程也有助于滿足集中管理訴求。

偶爾的臨時規(guī)劃人員可以通過會議團隊將他們的需求集中起來進行采購。會議團隊可以從那里獲取需求信息，并通過批準過程傳遞結果以確保合規(guī)性。 而那些想要自己選擇場地的員工仍然可以通過會議注冊流程來申報請求。

4.   把事情簡單化

不跟蹤會議支出的最大原因之一是數(shù)據(jù)維度太多，數(shù)據(jù)量龐大。應該從哪里開始是很多營銷人員頭痛的問題，但其實答案很簡單：從小處著手。

以下是需要考慮的數(shù)據(jù)點：

日期、場地類型、酒店、餐廳或其他、目的；是內部的還是外部的；哪些部門、部門在活動上的哪些支出；從小處著手 ，把你的注意力放在可以產(chǎn)生最大影響的地方。確定幾個小組或部門，特別是那些執(zhí)行助理和經(jīng)理預訂會議數(shù)量較多且較頻繁的。首先與他們合作創(chuàng)建和實施一個會議政策，通過監(jiān)控結果并制定計算投資回報率的基線，以便您可以進行調整以確保下一次活動取得成功。當您證明該政策存在顯著效果時，您將能夠更好地在全公司范圍內進行推廣。

通過這四個個簡單步驟，員工在遵守公司政策的同時節(jié)省了計劃籌備會議的時間。管理者也可以更好地控制會議的支出。最重要的是，您的公司降低了風險的同時，還實現(xiàn)了可觀的節(jié)省。

通過對 會議支出的可見性 及生產(chǎn)效率的提升，每個環(huán)節(jié)的參與者都將獲得收益。