僅在美國(guó)，一項(xiàng)研究報(bào)告說(shuō)，大約  每年有 370 億美元被浪費(fèi)在管理不善的會(huì)議上. 如果這是真的，那么這個(gè)數(shù)字令人震驚，與此同時(shí)，最近的報(bào)告結(jié)果顯示：企業(yè)的營(yíng)銷會(huì)議及活動(dòng)的支出并沒(méi)有不會(huì)放緩，在2018 年的支出增長(zhǎng)了 2.2%。

SMM P ：快速綱要
戰(zhàn)略會(huì)議管理 SMMp 是“管理企業(yè)的會(huì)議和活動(dòng)、從流程、供應(yīng)商和數(shù)據(jù)入手，以實(shí)現(xiàn)與組織戰(zhàn)略目標(biāo)、愿景一致的可衡量業(yè)務(wù)目標(biāo)，并以量化效果、節(jié)省費(fèi)用、風(fēng)險(xiǎn)緩解和服務(wù)質(zhì)量的形式交付價(jià)值?！?

 

最初， SMMP 只與每年舉行數(shù)百次會(huì)議并花費(fèi)數(shù)百萬(wàn)美元的大企業(yè)相關(guān)。但是，隨著新技術(shù)的出現(xiàn)，SMMP 也與會(huì)議支出較少的小型企業(yè)以及協(xié)會(huì)和非營(yíng)利組織相關(guān)。

SMMP商業(yè)案例：您應(yīng)該希望了解的重要數(shù)據(jù)

節(jié)省 10% 至 25% 的成本

在企業(yè)營(yíng)運(yùn)過(guò)程中，在降低運(yùn)營(yíng)成本的同時(shí)，能夠保持相同的生產(chǎn)力和工作質(zhì)量水平，這是讓所有企業(yè)高管感到興奮的事情。

SMMP 可以通過(guò)兩種主要方式為您的組織節(jié)省資金：

建立標(biāo)準(zhǔn)化和集中采購(gòu)程序

建立首選供應(yīng)商、標(biāo)準(zhǔn)化合同、縮短談判時(shí)間并通過(guò)從同一供應(yīng)商處批量購(gòu)買服務(wù)來(lái)利用購(gòu)買力增加供應(yīng)商的價(jià)格讓步范圍
我們通過(guò)一個(gè)真實(shí)的客戶案例發(fā)現(xiàn)， SMMP能夠在 40 次公司會(huì)議和公司內(nèi)部 活動(dòng)中實(shí)現(xiàn) 25% 的節(jié)省。

 

會(huì)議相關(guān)政策和指南的合規(guī)率提高 48%

合規(guī)是現(xiàn)代戰(zhàn)略會(huì)議管理計(jì)劃的基石之一。擁有 SMMP 的組織對(duì)內(nèi)部政策、程序和指南的平均合規(guī)率提升為 48%。具有更“成熟”的 SMMP 的組織記錄的合規(guī)性提升高達(dá) 78%。

 

然而， SMMP 驅(qū)動(dòng)的合規(guī)性不僅限于內(nèi)部法規(guī)。它還支持遵守外部法律。具體而言，會(huì)議策劃者需要關(guān)注存在錯(cuò)誤、欺詐或不遵守政策風(fēng)險(xiǎn)的領(lǐng)域，并記錄為減輕這些風(fēng)險(xiǎn)而采取的控制措施。這涵蓋了規(guī)劃者工作描述的范圍，包括選址標(biāo)準(zhǔn)、提案請(qǐng)求、規(guī)劃和會(huì)議活動(dòng)組織、會(huì)后活動(dòng)和合同協(xié)議。規(guī)劃人員應(yīng)該為供應(yīng)商的每筆支出制定一個(gè)文檔流程，并且應(yīng)該列出他們需要什么類型的審批，以及在哪些方面進(jìn)行審批。文件還應(yīng)指出采取了哪些控制措施來(lái)確保遵守公司政策?！?

 

63% 更好的 ROI 跟蹤和測(cè)量

對(duì)于企業(yè)范圍的會(huì)議和活動(dòng)，結(jié)果與過(guò)程同等重要。與會(huì)者的體驗(yàn)與可量化的成功指標(biāo)同等重要。在一天的會(huì)議或活動(dòng)結(jié)束時(shí)，您企業(yè)中的每個(gè)利益相關(guān)者都會(huì)問(wèn)： “我們?nèi)〉昧耸裁闯删?？?/font>

 

擁有 SMMP 的組織可以比沒(méi)有 SMMP 的組織更好地衡量 63% 的定量成功指標(biāo)。這些關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)包括：

 

1、會(huì)議 /活動(dòng)后完成的新交易數(shù)量
      2、在以培訓(xùn)為重點(diǎn)的活動(dòng)后提高員工生產(chǎn)。

3、重復(fù)贊助次數(shù)

4、會(huì)議 /活動(dòng)的利潤(rùn)

除了這些成功指標(biāo)之外，實(shí)施 SMMP 的企業(yè)還可以更好地在活動(dòng)前和活動(dòng)后對(duì)其參加者進(jìn)行分析。這導(dǎo)致整體會(huì)議體驗(yàn)的改善，以及會(huì)議策劃者定制適合會(huì)議議程和必要活動(dòng)技術(shù)的能力。

 

SMMP：更智能的會(huì)議方式

成功實(shí)施的戰(zhàn)略會(huì)議管理計(jì)劃通過(guò)廣泛的 ROI 測(cè)量來(lái)減少會(huì)議費(fèi)用、最大限度地降低風(fēng)險(xiǎn)、提高合規(guī)性并提高效率。然而，實(shí)施 SMMP 并沒(méi)有一刀切的方法，而且這種轉(zhuǎn)變不會(huì)在一夜之間發(fā)生。盡管如此，了解有關(guān) SMMP 優(yōu)勢(shì)的行業(yè)基準(zhǔn)可以幫助您為組織中采用 SMMP 構(gòu)建業(yè)務(wù)案例。